Datenschutzerklärung für Eltern – Miliminds
1. Wer ist verantwortlich?
Verantwortlich für Ihre Daten und die Daten Ihres Kindes in Miliminds ist der Kindergarten Meilenstein, Bischoffgasse 26/2, 1120 Wien, vertreten durch seinen Träger, den Verein Kindergarten Meilenstein (im Folgenden „die Einrichtung“). Wird Miliminds von weiteren Einrichtungen genutzt, ist immer die Einrichtung verantwortlich, in der Ihr Kind betreut wird.
Miliminds ist die Software, mit der die Einrichtung arbeitet. Sie wird betrieben von Miliminds GmbH (in Gründung), Rechte Wienzeile 227/131, 1120 Wien (im Folgenden „Miliminds“). Miliminds verarbeitet die Daten nur im Auftrag und nach Weisung der Einrichtung (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO) und verwendet sie nicht für eigene Zwecke.
Fragen zum Datenschutz und zu Ihren Rechten richten Sie an datenschutz@miliminds.com. Die Anfrage wird an die Einrichtung weitergeleitet, die darüber entscheidet.
2. Welche Daten verarbeiten wir?
Die Einrichtung erfasst Daten Ihres Kindes und Ihrer Kontaktpersonen aus dem Betreuungsvertrag und Ihren Angaben bei der Anmeldung. Daten zu Anwesenheit, Beobachtungen und Nachrichten entstehen im laufenden Betrieb. Die folgende Tabelle zeigt, was gespeichert wird und wer in der Einrichtung darauf zugreifen kann.
| Daten | Beispiele | Wer in der Einrichtung Zugriff hat |
|---|---|---|
| Ihr Zugang | Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Prüfwert gespeichert, nie im Klartext) | Leitung und Träger |
| Stammdaten des Kindes | Name, Geburtsdatum, Gruppe, Ein- und Austrittsdatum, Vorschulkind-Kennzeichen | Leitung und Träger, pädagogisches Personal der eigenen Gruppe |
| Kontaktdaten | Erziehungsberechtigte, Abholberechtigte, Notfallkontakt mit Name und Telefonnummer | Leitung und Träger, pädagogisches Personal der eigenen Gruppe |
| Gesundheitsangaben | Allergien, Gesundheitshinweise | Leitung und Träger, pädagogisches Personal der eigenen Gruppe |
| Betreuungsvertrag | gescannter Vertrag | nur Leitung und Träger, jeder Zugriff wird protokolliert |
| Anwesenheit | Anwesenheit des Kindes je Tag; bei Abwesenheit der Grund (krank, Urlaub, entschuldigt oder unentschuldigt) | Leitung und Träger, pädagogisches Personal der eigenen Gruppe; Eltern sehen die Anwesenheitsliste nicht |
| Beobachtungen und Entwicklung | Beobachtungen, Entwicklungsbogen | Leitung und Träger, zuständige Pädagogin; Sie sehen die für Eltern freigegebene Fassung |
| Nachrichten und Neuigkeiten | Nachrichten zwischen Ihnen und dem Personal, Mitteilungen der Einrichtung, Anhänge | Beteiligte der Nachricht; Leitung und Träger können auch private Nachrichten einsehen, jede Einsicht wird protokolliert |
| Technische Daten | Zeitpunkt von Anmeldungen, IP-Adresse, Protokoll wichtiger Aktionen | Betrieb von Miliminds, nur für Sicherheit und Fehlersuche |
Derzeit werden keine Fotos von Kindern in Miliminds gespeichert. Sollte das künftig möglich werden, holt die Einrichtung dazu vorab eine gesonderte Einwilligung ein.
3. Wofür nutzen wir die Daten, und auf welcher Grundlage?
Die Einrichtung verarbeitet Daten nur, wenn sie dafür eine Rechtsgrundlage hat.
| Zweck | Rechtsgrundlage (DSGVO) |
|---|---|
| Betreuung Ihres Kindes, Verwaltung des Betreuungsverhältnisses, Kontakt mit Ihnen | Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag) |
| Anwesenheitsliste und andere Dokumentation, zu der die Einrichtung gegenüber Behörden verpflichtet ist | Art. 6 Abs. 1 lit. c (rechtliche Verpflichtung, soweit die Einrichtung gesetzlich zur Dokumentation verpflichtet ist) |
| Pädagogische Beobachtung und Entwicklungsdokumentation | Art. 6 Abs. 1 lit. b (Betreuungsvertrag) und lit. c (rechtliche Verpflichtung) |
| Weitergabe von Entwicklungsangaben an die Schule | Art. 6 Abs. 1 lit. a (Ihre Einwilligung) |
| Gesundheitsangaben, z. B. Allergien, und der Abwesenheitsgrund „krank“ | Art. 9 Abs. 2 lit. a (Ihre ausdrückliche Einwilligung) |
| Sicherheit des Systems, Schutz vor Missbrauch, Protokoll wichtiger Aktionen | Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit) |
| Einsicht von Leitung und Träger in private Nachrichten, etwa zum Kinderschutz und zur Qualitätssicherung | Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse) |
Soweit Sie der Einrichtung eine Einwilligung erteilt haben (bisher auf Papier), ist sie freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bereits erfolgte Verarbeitungen bleiben davon unberührt.
Es gibt keine automatisierten Entscheidungen und kein Profiling. Ihre Daten werden nicht für Werbung genutzt und nicht verkauft.
4. Wer erhält die Daten?
Innerhalb der Einrichtung sehen nur Personen Ihre Daten, die sie für ihre Aufgabe brauchen (siehe Tabelle in Abschnitt 2). Die Zugriffsrechte werden vom System durchgesetzt, nicht nur in der Oberfläche angezeigt oder verborgen. Sie sehen nur Daten Ihrer eigenen Kinder.
Außerhalb der Einrichtung geben wir Daten nur weiter, wenn es dafür eine Rechtsgrundlage gibt oder Sie eingewilligt haben, zum Beispiel an Behörden, wenn die Einrichtung dazu verpflichtet ist.
Als Dienstleister (Auftragsverarbeiter) verarbeitet derzeit nur dieses Unternehmen im Auftrag der Einrichtung Daten:
- Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland: Betrieb der Server, auf denen Miliminds läuft. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Miliminds setzt keine Werbe- oder Analysedienste von Drittanbietern ein.
5. Werden Daten in Länder außerhalb der EU übermittelt?
Die Server von Miliminds stehen in Deutschland (Rechenzentren von Hetzner). Ihre Daten werden nicht in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt.
6. Wie lange speichern wir die Daten?
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Daten des Kindes (Stammdaten, Kontakte, Gesundheitsangaben, Anwesenheit, Beobachtungen, Betreuungsvertrag) | bis 7 Jahre nach dem Austritt, danach Löschung |
| Ihr Zugang | solange mindestens ein Kind betreut wird; nach dem Austritt des letzten Kindes endet der Zugang, das Konto wird nach 12 Monaten gelöscht |
| Anmeldesitzung | endet nach 30 Tagen ohne Nutzung, spätestens nach 90 Tagen |
| Protokoll wichtiger Aktionen | 3 Jahre |
| IP-Adressen in den Protokollen | werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht |
| Sicherungskopien (Backups) | 30 Tage; gelöschte Daten verschwinden danach auch aus den Sicherungen |
Nach dem Austritt wird das Kind archiviert: Es erscheint im Alltag nicht mehr, die Daten bleiben aber bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gespeichert. Eine frühere Löschung auf Ihren Wunsch prüft die Einrichtung im Einzelfall, weil sie Daten teilweise aufbewahren muss.
7. Wie schützen wir Ihre Daten, und welche Cookies gibt es?
Wir schützen die Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen:
- Die Verbindung zu Miliminds ist durchgehend verschlüsselt (HTTPS).
- Passwörter werden nur mit einem anerkannten, nicht umkehrbaren Verfahren gespeichert. Nach mehreren falschen Anmeldeversuchen wird der Zugang vorübergehend gesperrt.
- Was jede Person sehen und ändern darf, prüft der Server bei jeder Anfrage. Die Daten verschiedener Einrichtungen sind auch in der Datenbank getrennt.
- Der Zugriff auf Betreuungsverträge und die Einsicht in private Nachrichten werden protokolliert.
Cookies: Miliminds setzt ein einziges Cookie, das technisch notwendige Sitzungs-Cookie. Es hält Sie angemeldet und wird mit der Abmeldung oder dem Ablauf der Sitzung ungültig. Miliminds nutzt keine Cookies für Werbung, Analyse oder Tracking, deshalb fragen wir auch nicht nach einer Cookie-Einwilligung.
8. Ihre Rechte
Sie haben gegenüber der Einrichtung folgende Rechte:
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten und die Ihres Kindes (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung falscher Daten (Art. 16)
- Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21)
- Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)
Auskunft und Löschung erfolgen derzeit nicht in der App, sondern auf Anfrage per E-Mail an datenschutz@miliminds.com. Die Einrichtung antwortet in der Regel innerhalb eines Monats.
Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Daten rechtswidrig verarbeitet werden, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at.
Stand dieser Erklärung: 7. Oktober 2026. Wir passen sie an, wenn sich Miliminds oder die Rechtslage ändern, und weisen dann in der App darauf hin.